Tillhubs Technische Systemdokumentation

Die angehängte Systemdokumentation beschreibt den technischen Aufbau sowie die Prozesse des Tillhub-Kassensystems zur KassenSichV-konformen Aufzeichnung der Kassendaten. Die Systemdokumentation bildet einen Bestandteil einer Verfahrensdokumentation.

Zusätzlich zu der von Tillhub gelieferten technischen Systemdokumentation sind weitere Informationen des Kassenanwenders zur Erstellung einer vorgeschriebenen Verfahrensdokumentation bereitzustellen.

Gegenstand der Kassenführung sind Maßnahmen, die der Dokumentation von mit den Kassensystemen getätigten Geschäftsvorfällen dienen, die handels- und/oder steuerrechtlich buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtig im Sinne der GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) sind.

Die IT-gestützte Buchführung muss von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein. Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Soll-Verfahrens ist eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation, welche die Beschreibung aller zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumentenbestände sowie des eingerichteten internen Kontrollsystems enthalten muss.

Unter einer Verfahrensdokumentation versteht die Finanzverwaltung die Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Verfahrens bei der Verarbeitung steuerlich relevanter Informationen. Dabei hat die Dokumentation stets den in der Praxis eingesetzten Komponenten und Prozessen des DV-Systems zu entsprechen. Umgekehrt müssen die Inhalte einer Verfahrensdokumentation auch so „gelebt werden“.

Die dargestellten Verfahren und Maßnahmen sind von allen Personen zu beachten, die an den einzelnen Prozess-Schritten beteiligt sind und für diese unterwiesen und autorisiert wurden. Nicht unterwiesene oder nicht autorisierte Personen dürfen nicht in den Prozess eingreifen.

Alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sind systematisch, vollständig, zeitgerecht und geordnet im Sinne der allgemeinen Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der GoB abzulegen und unverändert aufzubewahren.

Bitte denken Sie daran, die Technische Systemdokumentation zu vervollständigen, indem Sie die fehlenden Informationen  auf den S. 4-7 ergänzen und Unzutreffendes ggf. streichen. 

Benötigen Sie Hilfe bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation?

In Zeiten der fortschreitenden Nutzung von digitalen Medien ist die Erstellung einer Übersicht aller steuerlichen Prozesse (Verfahren) eines Unternehmens zwingend erforderlich. Sollte bei einer Kassennachschau oder einer Betriebsprüfung keine aktuelle Verfahrensdokumentation vorgelegt werden, kann das Finanzamt bei Unklarheiten die Buchhaltung verwerfen und empfindliche Zuschätzungen von Umsatzzahlen veranlassen. Die Zuschätzungen können auch mehrere Jahre rückwirkend vorgenommen werden.

Dies kann zu existenzgefährdenden finanziellen Belastungen führen. Jeder Unternehmer ist selbst für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation verantwortlich.

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist absolut notwendig und kann bei Fehlern im Falle einer Betriebsprüfung oder Kassennachschau zu empfindlichen Zuschätzungen der Umsatzzahlen führen. Da die Erstellung einer Verfahrensdokumentation zeitaufwendig und komplex sein kann, könnte unser Kooperationspartner, die OMS-Consulting GmbH, Sie bei der Erstellung unterstützen. Inhalt einer Verfahrensdokumentation sind - neben der technischen Systemdokumentation Ihrer Kasse - u.a.

• eine Dokumentation der Abläufe aller steuerrelevanten Prozesse

eine Übersicht aller Organisationseinheiten

eine Hard- und Softwareübersicht

allgemeine Informationen zum Unternehmen

Betriebs- und Organisationsanweisungen

Die Mitarbeiter der OMS-Consulting GmbH beraten sie gern und erstellen bei Bedarf eine individuelle Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen:

oms-consulting.de